Theo quy định, phần mềm phải đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ kế toán, bảo đảm quy trình ghi nhận, xử lý thông tin tuân thủ pháp luật về kế toán, thuế và các quy định liên quan. Dữ liệu phải được xử lý chính xác, không trùng lặp; trường hợp chỉnh sửa phải lưu lại dấu vết thay đổi theo trình tự thời gian.
Một chức năng quan trọng khác là bảo mật, lưu trữ và sao lưu dữ liệu. Phần mềm phải bảo đảm an toàn thông tin, đồng thời cung cấp khả năng lưu trữ, sao lưu dữ liệu kế toán trên nền tảng điện toán đám mây, đáp ứng thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
Hệ thống cũng phải có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc cố ý can thiệp làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ kế toán; đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời dữ liệu đầu ra phục vụ cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng thông tin. Phần mềm phải có khả năng nâng cấp, điều chỉnh khi chính sách kế toán, thuế thay đổi và có thể kết nối với các hệ thống liên quan như hóa đơn điện tử, chữ ký số.
Những chức năng này phù hợp với yêu cầu kế toán mới đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, tùy phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh có thể phải theo dõi doanh thu; doanh thu, chi phí; vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và tiền. Hộ kinh doanh cũng được lựa chọn lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy.
Đáng chú ý, chính sách hỗ trợ không chỉ dừng ở việc cung cấp phần mềm. Nghị định số 20/2026/NĐ-CP quy định việc thuê, mua sắm sản phẩm, dịch vụ còn bao gồm quản lý, vận hành, sửa chữa và nâng cấp phần mềm kế toán. Bộ Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn quy trình, thủ tục cung cấp, quản lý và vận hành nền tảng số, phần mềm kế toán.
Theo Báo Điện tử Chính phủ, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ được cấp tài khoản để sử dụng các phần mềm miễn phí trên nền tảng số khi có nhu cầu. Chính sách này được kỳ vọng giúp các hộ kinh doanh giảm chi phí tuân thủ, thuận lợi hơn trong ghi chép, quản lý doanh thu và thực hiện các nghĩa vụ về kế toán, thuế trong quá trình chuyển đổi sang phương thức quản lý minh bạch, số hóa.