Thay vào đó, các cơ quan nhà nước sẽ khai thác thông tin trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Theo quy định của Luật Cư trú, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy đã chấm dứt giá trị sử dụng, các thông tin về nơi cư trú của công dân được quản lý bằng dữ liệu điện tử. Khi thông tin trên giấy tờ khác với dữ liệu cư trú thì dữ liệu trong hệ thống được ưu tiên sử dụng.
Cùng với việc đẩy mạnh chuyển đổi số, nhiều bộ, ngành đang tiếp tục cắt giảm các loại giấy tờ phải nộp khi giải quyết thủ tục hành chính. Bộ Công an cũng triển khai phân cấp, đơn giản hóa thủ tục, chuyển mạnh việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ về cấp cơ sở nhằm tạo thuận lợi cho người dân.
Đáng chú ý, từ ngày 1-7-2026, các cơ quan, tổ chức không được yêu cầu người dân tự cung cấp thông tin lý lịch tư pháp nếu dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật. Đây được xem là bước tiến trong việc giảm giấy tờ và giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt khi hệ thống dữ liệu chưa đồng bộ, thông tin còn sai lệch hoặc thủ tục thuộc lĩnh vực chuyên ngành chưa hoàn thành kết nối dữ liệu, người dân có thể vẫn được yêu cầu bổ sung giấy tờ để đối chiếu theo quy định.
Các chuyên gia cho rằng việc khai thác dữ liệu dân cư thay thế giấy tờ truyền thống sẽ giúp giảm thời gian, chi phí đi lại, hạn chế tình trạng yêu cầu nộp lại những giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có, qua đó thúc đẩy xây dựng nền hành chính số và phục vụ người dân tốt hơn.
