Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UNBD các huyện, thị xã, thành phố và Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị; đảm bảo an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao theo quy định.
Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung ương và của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo từng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; chủ động xây dựng phương án bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý, bố trí lực lượng tại chỗ bảo vệ an toàn tài liệu đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Bố trí lực lượng, phối hợp với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ các phòng, kho tập kết bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu.
Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và đặc biệt là lộ lọt thông tin bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy…
Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 03; phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức, địa phương rà soát, tận dụng các trụ sở còn trống để bố trí kho lưu trữ, đảm bảo tính an toàn, hiệu quả trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Đề xuất phương án bố trí phòng kho, trang thiết bị bảo quản, nguồn nhân lực để tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu từ các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc diện sắp xếp đảm bảo an toàn, toàn vẹn.
Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy…
Sở Khoa học và Công nghệ xác định phạm vi, khoanh vùng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đảm bảo an toàn tài liệu, dữ liệu trong Hệ thống văn bản quản lý và điều hành theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo. Thống kê và báo cáo UBND tỉnh, Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp…
Công an tỉnh hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thống kê, đóng gói, bảo đảm an toàn, bàn giao tài liệu mật theo đúng quy định; kịp thời xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy, làm mất tài liệu trong quá trình bàn giao; hướng dẫn quản lý, giao, nộp con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp bộ máy khi kết thúc hoạt động và thông báo, bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định.
Trên cơ sở dự toán của Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan xây dựng, Sở Tài chính căn cứ khả năng ngân sách tỉnh, rà soát, tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh xem xét, trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo phân cấp ngân sách nhà nước hiện hành để triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ trì, phối hợp Sở Nội vụ, các địa phương trong việc rà soát, bố trí các trụ sở, địa điểm tạm thời làm nơi tập kết bảo quản an toàn tài liệu trước khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
.
