Theo đó, để góp phần phòng ngừa lộ, mất BMNN trong quá trình sắp xếp, tinh gọn tổ chức, bộ máy, Ban Chỉ đạo công tác bảo vệ BMNN tỉnh Gia Lai hướng dẫn một số nội dung như sau:
Đối với đơn vị giải thể, sáp nhập vào đơn vị mới: Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiến hành thống kê tài liệu BMNN theo mẫu số 18 ban hành kèm theo Thông tư số 24/TT-BCA ngày 10-3-2020; đóng tập tài liệu, vật chứa BMNN theo vụ việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác.
Đồng thời, rà soát hồ sơ, tài liệu BMNN để tiến hành giải mật, tiêu hủy, nộp lưu hoặc bàn giao cho đơn vị mới theo đúng quy định, cụ thể: Đối với tài liệu, vật chứa BMNN do đơn vị mình ban hành, tạo ra nếu đảm bảo các yêu cầu theo Điều 22 Luật Bảo vệ BMNN thì tiến hành giải mật theo quy định. Chỉ được thành lập Hội đồng giải mật BMNN do đơn vị mình ban hành, tạo ra, không giải mật BMNN do đơn vị khác gửi đến. Hồ sơ giải mật được bàn giao cho đơn vị mới tiếp nhận (quyết định thành lập Hội đồng Giải mật; danh sách tài liệu, vật chứa BMNN đề nghị Giải mật; biên bản họp Hội đồng Giải mật; quyết định Giải mật, biên bản Giải mật; Công văn thông báo đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để đóng dấu giải mật hoặc có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc giải mật và các tài liệu khác có liên quan).
Đối với tài liệu, vật chứa BMNN khác nếu không có nhu cầu tiếp tục sử dụng và đảm bảo các yêu cầu theo Điều 23 Luật Bảo vệ BMNN thì tiến hành tiêu hủy theo quy định. Không thành lập Hội đồng tiêu hủy BMNN đối với tài liệu BMNN đã được giải mật. Hồ sơ tiêu hủy được bàn giao cho đơn vị mới tiếp nhận (quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy; danh sách tài liệu, vật chứa BMNN đề nghị tiêu hủy; biên bản họp Hội đồng tiêu hủy; quyết định tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và các tài liệu khác có liên quan).
Tiến hành nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời gian và bảo quản theo quy định tại khoản 5 Điều 17 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21-6-2024.
Đối với tài liệu bàn giao cho đơn vị mới phải sử sụng mẫu sổ chuyển giao BMNN theo quy định; lập biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu trong đó có thống kê tài liệu BMNN được bàn giao, tiếp nhận.
Đối với vật chứa BMNN là các máy tính khi bàn giao phải loại bỏ toàn bộ BMNN theo quy định. Trong biên bản bàn giao ghi rõ máy tính dùng để soạn thảo tài liệu BMNN và yêu cầu nơi nhận trước khi sử dụng phải kiểm tra an ninh an toàn.
Vật, tài liệu BMNN và hồ sơ bàn giao kèm theo được bàn giao cho đơn vị mới tiếp nhận.
Đối với số cán bộ nghỉ hưu, chuyển công tác, không được phân công tiếp tục quản lý BMNN thì phải bàn giao BMNN cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý và phải viết bản cam kết bảo vệ BMNN đã quản lý theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 26 Luật Bảo vệ BMNN. Bản cam kết bảo vệ BMNN do đơn vị mới tiếp nhận lưu giữ.
Đối với đơn vị tiếp nhận: Ngay sau khi sáp nhập, các cơ quan, tổ chức phải tiếp nhận, quản lý toàn bộ tài liệu, vật chứa BMNN của đơn vị thuộc diện sáp nhập, giải thể và chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ BMNN đối với tài liệu, vật chứa BMNN đó. Quá trình tiếp nhận, bàn giao BMNN phải được thể hiện bằng biên bản bàn giao, kèm theo thống kê cụ thể danh mục các đầu tài liệu, vật chứa BMNN.
Ban Chỉ đạo công tác bảo vệ BMNN tỉnh đề nghị trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị trao đổi về Thường trực Ban chỉ đạo công tác bảo vệ BMNN của tỉnh (qua Phòng PA03-Công an tỉnh) để được giải đáp.
