Tăng tốc số hóa phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy
Theo ông Mai Ngọc Hoàng - Trưởng Phòng Chuyển đổi số và Phát huy giá trị tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, việc số hóa được triển khai theo quy trình chặt chẽ, từ khảo sát, lập danh mục chi tiết từng phông tài liệu, lựa chọn đơn vị thực hiện đến kiểm tra, nghiệm thu và bảo đảm an toàn thông tin.
“Chúng tôi ưu tiên số hóa các phông tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tần suất khai thác cao. Qua đó từng bước hình thành nguồn tài nguyên dữ liệu số phục vụ công tác quản lý, điều hành, đồng thời đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của người dân và DN” - ông Hoàng cho biết.
Đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã số hóa 39 phông lưu trữ với hơn 3,83 triệu trang tài liệu. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Trung tâm, sẵn sàng phục vụ khai thác theo quy định.
Năm 2025 đánh dấu bước chuyển quan trọng khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động từ ngày 1-7-2025. Trước yêu cầu bảo đảm tính liên tục trong quản lý và khai thác hồ sơ sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo triển khai đồng bộ công tác số hóa tài liệu tại các địa phương.
Theo đó, ưu tiên số hóa tài liệu cấp huyện và cấp xã đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Kết quả, toàn tỉnh đã hoàn thành số hóa hơn 5,36 triệu trang tài liệu, góp phần quan trọng bảo đảm việc quản lý, tra cứu và khai thác hồ sơ thuận lợi sau khi tổ chức lại bộ máy.
Mặc dù đạt được những kết quả bước đầu, công tác số hóa tài liệu trên địa bàn tỉnh vẫn gặp không ít khó khăn. Theo thống kê, khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, địa phương còn rất lớn, ước hơn 20.000 m tài liệu, tương đương khoảng 100 triệu trang.
Trước khi số hóa, các đơn vị phải tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, nhất là đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Nhiều tài liệu giấy đã cũ, mực phai hoặc rách nát; một số tài liệu có khổ lớn như bản đồ hoặc được đóng thành quyển dày, đòi hỏi thiết bị chuyên dụng và quy trình xử lý kỹ thuật phù hợp.
Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ lưu trữ số tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các đơn vị liên quan vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Trong khi khối lượng dữ liệu số ngày càng tăng, tỉnh vẫn chưa có kho lưu trữ số tập trung cấp tỉnh, khiến việc quản lý, khai thác dữ liệu chưa thật sự đồng bộ.
Ngoài ra, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa và lưu trữ số còn hạn chế, trong khi hoạt động này đòi hỏi chi phí lớn để bảo đảm các tiêu chuẩn về chuẩn hóa dữ liệu, lưu trữ tập trung, sao lưu và bảo mật thông tin.
Hướng tới xây dựng kho lưu trữ số
Theo ông Lâm Trường Định - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, thời gian tới đơn vị sẽ tập trung xử lý dứt điểm khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, địa phương, đồng thời xác định rõ giá trị tài liệu để phục vụ số hóa.
Trước mắt, Trung tâm sẽ triển khai hiệu quả kế hoạch số hóa tài liệu của chính quyền các cấp trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
Cụ thể, giai đoạn 2025-2026, đơn vị sẽ tập trung số hóa khoảng 3.000 m giá tài liệu (tương đương 22,6 triệu trang) trong giai đoạn 2010-2020 của các cơ quan cấp huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang bảo quản tại kho của Trung tâm. Đồng thời xây dựng đề án chỉnh lý hơn 17.000 m giá tài liệu tồn đọng của các cơ quan cấp huyện thuộc tỉnh Bình Định (cũ) và tỉnh Gia Lai. Với giai đoạn 2026-2027, đơn vị tiếp tục số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn sau khi chỉnh lý, với khối lượng dự kiến khoảng 4.000 m giá, tương đương 20 triệu trang tài liệu.
Cùng với đó, Trung tâm sẽ triển khai xây dựng kho lưu trữ số theo định hướng nền tảng lưu trữ số dùng chung do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề xuất, bảo đảm khả năng kết nối dữ liệu từ Trung ương đến địa phương.
Theo ông Định, việc xây dựng kho lưu trữ số không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác dữ liệu. Trung tâm đã tham mưu Sở Nội vụ kiến nghị UBND tỉnh quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống máy chủ, lưu trữ, sao lưu và bảo mật dữ liệu; đồng thời đào tạo cán bộ về nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu điện tử và an toàn thông tin.
Về lâu dài, dữ liệu lưu trữ số sẽ được kết nối với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, từng bước cung cấp dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến và chia sẻ dữ liệu phục vụ người dân, DN. Qua đó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
