Theo đó, Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ điện tử cán bộ, CB, CC, VC bao gồm: sơ yếu lý lịch điện tử; các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu CB, CC, VC.
Mỗi CB, CC, VC có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Quy định thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử CB, CC, VC.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về CB, CC, VC và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.
Theo Nghị định, sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình tạo lập hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử. Và nguồn dữ liệu tạo lập Sơ yếu lý lịch điện tử từ dữ liệu về CB, CC, VC.
CB, CC, VC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật.
Cơ quan sử dụng CB, CC, VC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của CB, CC, VC phát sinh từ nghiệp vụ quản lý CB, CC, VC vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.
Đối với các dữ liệu liên quan tới CB, CC, VC sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý CB, CC, VC, dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành.
Với các dữ liệu liên quan đến CB, CC, VC sinh ra do nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC phối hợp với cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chứa các dữ liệu này định kỳ hàng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu để thu thập, đối chiếu, cập nhật vào hồ sơ điện tử của CB, CC, VC. Trong trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, CB, CC, VC hoặc cơ quan sử dụng CB, CC, VC thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hồ sơ điện tử CB, CC, VC.
Nghị định cũng quy định thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý CB, CC, VC theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.
Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng CB, CC, VC khai thác hồ sơ điện tử của CB, CC, VC trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi sang bản giấy từ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. CB, CC, VC không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
Quy định cơ quan quản lý và sử dụng CB, CC, VC không được yêu cầu CB, CC, VC cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, CB, CC, VC, cơ quan quản lý và sử dụng CB, CC, VC có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử của CB, CC, VC.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử của CB, CC, VC theo quy định của pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. CB, CC, VC có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng CB, CC, VC được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của CB, CC, VC thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về CB, CC, VC; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý CB, CC, VC có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.
Theo Nghị định, việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.
