Qua rà soát, toàn tỉnh có 873.136 hồ sơ cư trú, tương ứng khoảng 6 triệu bản khai phát sinh trước ngày 1-7-2021 cần số hóa. Khối lượng tài liệu lớn, phân bố trên toàn tỉnh, trong khi thời hạn hoàn thành được xác định trước ngày 30-6-2027, đòi hỏi các đơn vị phải chủ động và nỗ lực.
Theo yêu cầu, Công an các xã, phường kiểm kê, phân loại, sắp xếp, đánh số hồ sơ trước khi quét; đồng thời chuẩn bị máy tính, máy quét, USB token và nhân lực. Những hồ sơ còn thiếu hoặc phát sinh khó khăn phải được rà soát, tổng hợp để hướng dẫn thống nhất.
Theo Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Công an tỉnh), nguồn tài liệu được hình thành qua nhiều thời kỳ nên tình trạng hồ sơ không đồng đều. Có tài liệu đã bạc màu, xuống cấp; một số bản khai nhân khẩu, danh sách hộ khẩu được lập trên khổ giấy A3; biểu mẫu cũng thay đổi theo từng giai đoạn. Vì vậy, khâu chuẩn bị phải được thực hiện kỹ để khi chuyển sang dữ liệu điện tử vẫn bảo đảm đầy đủ thông tin và có thể đối chiếu với bản gốc khi cần.
Trung tá Võ Hoài Nam - Đội trưởng Đội Tàng thư căn cước, Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - cho biết: Việc xử lý được thực hiện theo trình tự nhằm hạn chế nhầm lẫn, bỏ sót thông tin. Từ khâu phân loại, đánh số đến quét hồ sơ và kiểm tra dữ liệu đều phải được thực hiện cẩn trọng. Trong đó, dữ liệu sau khi quét được đối chiếu với hồ sơ gốc nhằm bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác.
Hiện Công an tỉnh lựa chọn 11 xã, phường làm đơn vị triển khai điểm nhằm kiểm nghiệm quy trình, kịp thời nhận diện những khó khăn phát sinh trước khi thực hiện trên diện rộng. Đến nay, 11 đơn vị đã số hóa 1.972/47.832 hồ sơ cư trú.
Để trực tiếp hỗ trợ cơ sở, Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thành lập 6 tổ công tác với 20 cán bộ, chiến sĩ. Trong đó, 6 chỉ huy Đội Tàng thư căn cước làm tổ trưởng, 14 cán bộ phụ trách địa bàn. Các tổ công tác kiểm tra tình trạng hồ sơ, hạ tầng, thiết bị, nhân lực; hướng dẫn, đôn đốc cơ sở trong quá trình thực hiện, qua đó kịp thời tháo gỡ những vướng mắc và thống nhất cách làm.
Việc số hóa được thực hiện theo Quyết định số 1381/QĐ-C06-TTDLDC ngày 2-7-2026 và Công văn số 5851/C06-TTDLDC ngày 17-7-2026 của Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an). Trên cơ sở đó, Công an tỉnh ban hành Công văn số 8108/CAT-PC06, chỉ đạo Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội và Công an các xã, phường tổ chức thực hiện thống nhất.
Thượng tá Đào Hà Quân - Phó Trưởng Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - cho hay: Mục tiêu của việc số hóa là hình thành nguồn dữ liệu cư trú thống nhất, chính xác, phục vụ lâu dài cho công tác quản lý nhà nước, cải cách thủ tục hành chính và các yêu cầu nghiệp vụ của lực lượng Công an.
“Giá trị của việc số hóa không chỉ nằm ở việc chuyển tài liệu giấy sang dạng điện tử mà quan trọng hơn là hình thành được nguồn dữ liệu có chất lượng, được chuẩn hóa và bảo đảm an toàn trong quá trình khai thác. Đây là cơ sở để nâng cao hiệu quả quản lý cư trú, đồng thời tạo nền tảng cho việc kết nối, sử dụng dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số” - Thượng tá Đào Hà Quân nói.
Để bảo đảm hoàn thành trước ngày 30-6-2027, Công an tỉnh tiếp tục kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong quá trình thực hiện; đồng thời đề xuất thành lập ban chỉ đạo và tổ giúp việc số hóa hồ sơ cư trú trên địa bàn, bảo đảm việc triển khai được thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.
Với khối lượng tài liệu lớn và trải qua nhiều thời kỳ, việc số hóa đòi hỏi sự cẩn trọng ngay từ những khâu đầu tiên. Từng hồ sơ được xử lý đúng quy trình sẽ góp phần hình thành phương thức lưu trữ phù hợp hơn với yêu cầu quản lý hiện nay, đồng thời tạo tiền đề để nguồn tài liệu cư trú được khai thác hiệu quả trong chặng đường chuyển đổi số của lực lượng Công an.
