Trong bối cảnh khối lượng công việc tăng và yêu cầu phục vụ ngày càng cao, “trợ lý ảo” trở thành giải pháp hỗ trợ thiết thực cho chính quyền các cấp. Theo Sở KH&CN tỉnh Gia Lai, đến nay, toàn tỉnh có 19 sở, ngành và 135 xã, phường được cấp tài khoản để khai thác nền tảng Chatbot AI dựa trên MyGPTs (gọi tắt là “trợ lý ảo”). Hệ thống được thiết kế nhằm hỗ trợ trực tiếp công tác điều hành, nghiệp vụ và phục vụ người dân, DN tại các đơn vị.
Hiệu quả ngay giai đoạn thí điểm
Phó Giám đốc Sở KH&CN Nguyễn Minh Thảo cho biết: Từ tháng 4-2025, nền tảng “trợ lý ảo” được đưa vào thí điểm tại 17 sở, ngành. Kết quả bước đầu cho thấy hiệu quả rõ rệt, khi cán bộ có thể tra cứu văn bản nhanh chóng, tổng hợp dữ liệu, xây dựng báo cáo, hướng dẫn thủ tục hành chính và giải đáp các câu hỏi thường gặp của người dân và DN ngay trên một giao diện duy nhất.
Không chỉ tiết kiệm thời gian tiếp cận thông tin, công cụ này còn giúp hạn chế tình trạng sai sót do thao tác thủ công và tăng tính đồng bộ trong xử lý công việc.
Nhờ khả năng phân tích nhanh và đưa ra phản hồi theo thời gian thực, “trợ lý ảo” góp phần giảm áp lực cho cán bộ, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm xử lý hồ sơ. Nhiều đơn vị đánh giá công cụ đã hỗ trợ đơn giản hóa quy trình làm việc, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và nâng cao chất lượng phục vụ.
Trên cơ sở những kết quả đó, Sở KH&CN đã đề xuất UBND tỉnh cho phép mở rộng triển khai ra toàn bộ 19 sở, ngành, tạo nền tảng đồng bộ cho hệ thống hành chính tỉnh.
Chia sẻ về trải nghiệm thực tế, ông Lê Hoàng Trung - Công chức Văn phòng Sở Nội vụ - nhận định: Nền tảng “trợ lý ảo” là công cụ hỗ trợ, đóng vai trò như một “đồng nghiệp số”, đồng hành với cán bộ, công chức trong từng nhiệm vụ hằng ngày.
Theo ông Trung, để hệ thống phát huy hiệu quả tối đa, điều quan trọng nằm ở việc “huấn luyện” và cung cấp dữ liệu đúng, đủ và chi tiết cho nền tảng. Khi công cụ đã được nạp dữ liệu chuẩn, các bước tổng hợp thông tin, phân tích số liệu, viết báo cáo hay xây dựng các mô hình Excel phức tạp đều có thể thực hiện tự động hóa ở mức cao. Nhờ vậy, cán bộ, công chức giảm đáng kể thời gian làm việc thủ công, đồng thời nâng cao chất lượng, tính chính xác và sự mạch lạc trong các sản phẩm chuyên môn.
Nhiều đơn vị sau thời gian trải nghiệm cũng ghi nhận khả năng hỗ trợ phát hiện các bất thường trong số liệu, gợi ý cách trình bày báo cáo và xây dựng bảng biểu trực quan. Trong bối cảnh yêu cầu về tốc độ và chất lượng ngày càng cao, sự xuất hiện của “trợ lý ảo” được xem là giải pháp quan trọng giúp chính quyền tỉnh tiến gần hơn tới mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả và thân thiện.
Nâng cao năng lực phục vụ người dân
Nhằm bảo đảm việc ứng dụng “trợ lý ảo” không chỉ dừng ở cấp sở mà lan tỏa xuống cấp xã, Sở KH&CN phối hợp với nhà cung cấp nền tảng để cấp 270 tài khoản cho 135 xã, phường (mỗi đơn vị 2 tài khoản). Đây được đánh giá là bước đi quan trọng, bởi cấp cơ sở là nơi có số lượng yêu cầu, phản ánh và hồ sơ của người dân nhiều nhất, đồng thời là nơi nguồn nhân lực công nghệ thông tin còn hạn chế.
Tháng 11-2025, chuỗi hội nghị tập huấn được tổ chức đồng loạt tại 8 cụm gồm: Ayun Pa, Chư Sê, Pleiku (2 lớp), Quy Nhơn Nam, Bồng Sơn, Bình Định và An Khê. Mỗi lớp có khoảng 50 học viên, gồm lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng, cán bộ chuyên môn và cán bộ phụ trách công nghệ thông tin - chuyển đổi số.
Khác với cách tập huấn truyền thống, chương trình được thiết kế theo hướng trực quan, thực hành liên tục. Học viên được thao tác trực tiếp trên nền tảng: đăng nhập, quản lý tài khoản, tìm kiếm thông tin, sử dụng các công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản, lập báo cáo, tổng hợp dữ liệu và tạo các GPT phục vụ nhu cầu công việc đặc thù của từng xã, phường. Cách tiếp cận này giúp cán bộ dễ hiểu, dễ áp dụng và có thể sử dụng thành thạo ngay sau khóa học.
Qua các buổi tập huấn, nhiều cán bộ, công chức đánh giá “trợ lý ảo” là giải pháp đặc biệt hữu ích trong điều kiện nhân sự công nghệ thông tin ở cơ sở còn mỏng, nhiều vị trí kiêm nhiệm và áp lực công việc lớn. Công cụ hoạt động 24/7 cho phép cán bộ, công chức nhanh chóng tiếp cận thông tin chính thống, giảm thời gian xử lý các câu hỏi lặp lại của người dân, đồng thời hỗ trợ trả lời chính xác hơn nhờ dữ liệu được chuẩn hóa. Điều này vừa cải thiện hiệu suất làm việc, vừa góp phần tăng mức độ hài lòng của người dân và DN khi thực hiện thủ tục hành chính.
Ông Nguyễn Minh Thảo nhấn mạnh: Khi toàn bộ 135 xã, phường vận hành trơn tru nền tảng “trợ lý ảo”, tỉnh sẽ hình thành được một hệ thống hỗ trợ thống nhất, hiện đại và hiệu quả. Đây là bước đi quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ, giảm tải áp lực cho cán bộ và cải thiện tương tác giữa chính quyền với người dân và DN; tiến tới mô hình hành chính minh bạch, chuyên nghiệp, phục vụ tốt hơn trong tương lai.
