(GLO)- Thời gian qua, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai đã cơ bản đáp ứng nhu cầu của người dân, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế-xã hội của địa phương. Tuy nhiên, hoạt động công chứng hiện vẫn còn nhiều khó khăn, bất cập.
Toàn tỉnh Gia Lai hiện có 15 tổ chức hành nghề công chứng (gồm 3 phòng công chứng và 12 văn phòng công chứng) với 33 công chứng viên, hoạt động tại 9/17 huyện, thị xã, thành phố. Hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng đều được bố trí hợp lý gắn với địa bàn dân cư. Từ năm 2016 đến 2018, các tổ chức này đã thực hiện công chứng hơn 226 ngàn hợp đồng giao dịch; thu phí công chứng 72,6 tỷ đồng, thù lao công chứng 4,5 tỷ đồng; nộp ngân sách nhà nước 14,2 tỷ đồng. Qua đợt khảo sát việc tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, Ban Pháp chế HĐND tỉnh đã phát hiện và ghi nhận nhiều tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng cũng như ở chính bản thân các tổ chức hành nghề này.
“Lỗ hổng” trong quản lý nhà nước
Thể chế về công chứng chưa đồng bộ, thống nhất trong hệ thống pháp luật hiện hành đã tạo ra những “lỗ hổng” cần lấp đầy trong quản lý nhà nước về công chứng. Theo báo cáo của Sở Tư pháp, hiện nay, tỉnh ta vẫn chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn nên việc cập nhật các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của các tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến giao dịch, hợp đồng đã được công chứng… còn khó khăn. Nguyên nhân là do chi phí xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu công chứng quá lớn; đồng thời chưa có khung pháp lý quy định công tác xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng là trách nhiệm của cơ quan, đơn vị nào. Bà Lê Thị Ngọc Lam-Giám đốc Sở Tư pháp-cho biết: Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu công chứng nên từ năm 2015, Sở đã tham mưu cho tỉnh về vấn đề này, xây dựng đề án với kinh phí hơn 5 tỷ đồng nhưng đến nay tỉnh vẫn chưa có kinh phí để thực hiện. Vì thế, các tổ chức hành nghề công chứng đều phải tự xây dựng để phục vụ hoạt động của chính mình. Hiện tại, cả nước chỉ mới có khoảng 1/4 số tỉnh, thành xây dựng xong cơ sở dữ liệu công chứng; trong đó, một số tỉnh khai thác không hiệu quả, dẫn đến lãng phí ngân sách nhà nước. Do đó, Sở Tư pháp đã giao nhiệm vụ cho Hội Công chứng viên tỉnh tích cực triển khai xây dựng trong năm 2019 bằng các nguồn xã hội hóa chứ không dùng ngân sách và biên chế nhà nước để vận hành.
 |
| Công chứng viên Phòng Công chứng số 1 (Sở Tư pháp) kiểm tra các loại giấy tờ hợp pháp. Ảnh: Đức Thụy |
Cũng theo bà Lam, Luật Quy hoạch mới có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2019 đã bãi bỏ quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở mỗi tỉnh, thành phố. Nhưng đến nay, Chính phủ và Bộ Tư pháp vẫn chưa ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về vấn đề này nên các địa phương lúng túng trong triển khai thực hiện. Thêm vào đó, Luật cũng quy định rõ thẩm quyền của Sở Tư pháp trong việc cho phép các tổ chức hành nghề công chứng thay đổi địa chỉ trụ sở trong phạm vi cấp tỉnh. Vấn đề này gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhà nước theo hướng vừa đảm bảo các quyền của tổ chức hành nghề công chứng được pháp luật ghi nhận, vừa đảm bảo phát triển các tổ chức này gắn với địa bàn dân cư. Ngoài ra, văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp và Luật Công chứng. Nếu Luật Doanh nghiệp có quy định cụ thể về trình tự, thủ tục chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công ty hợp danh thì công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của mình bất cứ lúc nào họ muốn. Điều này làm xáo trộn, mất tính ổn định của các văn phòng công chứng.
Mặt khác, công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên hàng năm triển khai còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu. Việc tổ chức kiểm tra, sát hạch, tập sự công chứng viên chưa kịp thời dẫn đến nguồn công chứng viên trên địa bàn tỉnh thì nhiều nhưng không đủ điều kiện được bổ nhiệm. Theo thống kê của Ban Pháp chế HĐND tỉnh, hiện có 4 tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn khuyết công chứng viên hợp danh theo quy định, gồm: Văn phòng Công chứng Xuân Thủy (phường Yên Thế, TP. Pleiku), Văn phòng Công chứng Xuân Hiệp (phường Trà Bá, TP. Pleiku), Văn phòng Công chứng Chư Sê (thị trấn Chư Sê, huyện Chư Sê) và Văn phòng Công chứng Mai Phượng (thị trấn Phú Hòa, huyện Chư Pah). Liên quan đến vấn đề này, ông Nguyễn Quang Quý-Trưởng phòng Bổ trợ Tư pháp (Sở Tư pháp) thông tin thêm: Bộ Tư pháp từng quy định tổ chức sát hạch công chứng viên 1 năm không quá 2 lần nhưng lại chỉ thực hiện 2 năm 1 lần. Năm 2018, Bộ cũng đã có văn bản về thời gian tổ chức sát hạch công chứng viên chậm nhất trong quý I-2019 nhưng đến giờ vẫn chưa thấy động tĩnh gì. Riêng Sở Tư pháp đã hoàn thành việc tổng hợp hồ sơ, danh sách ứng viên dự thi gửi ra Bộ.
“Theo quy định, các văn phòng công chứng có thời hạn 6 tháng để bổ sung đầy đủ số lượng công chứng viên hợp danh. Nếu đến hạn mà đơn vị nào chưa thực hiện thì Sở sẽ đình chỉ hoạt động ngay, đồng thời thông báo rộng rãi trên toàn tỉnh”-Giám đốc Sở Tư pháp nhấn mạnh.
Bất cập từ cơ sở
Qua khảo sát, nhiều văn phòng công chứng đã phản ánh việc một số cán bộ tư pháp cấp xã hiểu và vận dụng các quy định của pháp luật về hộ tịch còn hạn chế, nhất là việc cấp và xác nhận tình trạng hôn nhân, gây khó khăn khi thực hiện giao dịch công chứng tại đơn vị. Bà Dương Thị Thùy Trang-Trưởng Văn phòng Công chứng Dương Thùy Trang (thị trấn Ia Kha, huyện Ia Grai) chia sẻ: “Pháp luật quy định giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thời hạn sử dụng 6 tháng trong khi việc xác lập tài sản được thực hiện sau khi làm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Muốn xác định tài sản đó là chung hay riêng, chúng tôi phải yêu cầu khách hàng chứng minh tình trạng hôn nhân ngay thời điểm đó. Tuy nhiên, tất cả các UBND cấp xã đều không cấp lại khi còn thời hạn nên rất vướng khi thực hiện”.
 |
| Đoàn khảo sát của Ban Pháp chế HĐND tỉnh Gia Lai làm việc với Sở Tư pháp về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh. Ảnh: H.T |
| Trong 3 năm (2016-2018), Sở Tư pháp đã tổ chức 18 cuộc thanh tra tại 20 tổ chức hành nghề công chứng, qua đó phát hiện, chấn chỉnh kịp thời và xử phạt vi phạm hành chính 7 công chứng viên, 4 văn phòng công chứng (Văn phòng Công chứng Xuân Thủy, Văn phòng Công chứng Đak Đoa, Văn phòng Công chứng Xuân Hiệp và Văn phòng Công chứng Đức Cơ) với tổng số tiền 53 triệu đồng. |
Thêm vào đó, đội ngũ công chứng viên am hiểu và biết phiên dịch tiếng dân tộc thiểu số (chủ yếu là tiếng Bahnar và Jrai) còn hạn chế cũng là một bất cập lớn trong quá trình hoạt động công chứng ở một tỉnh có khoảng 45% dân số là người dân tộc thiểu số như Gia Lai. Bà Đinh Ly An-Phó Trưởng ban Pháp chế HĐND tỉnh-cho rằng: “Dù chưa có quy định cụ thể về người phiên dịch tiếng dân tộc thiểu số trong hoạt động công chứng nhưng trên thực tế đã xảy ra nhiều vụ việc lừa đảo, thông đồng liên quan đến chuyển nhượng đất đai, gây thiệt hại về tài sản của nhiều người dân, thậm chí còn có dấu hiệu của “tín dụng đen”. Vì vậy, thiết nghĩ vấn đề này cần được tỉnh, Sở Tư pháp quan tâm hơn trong thời gian tới, có thể là thông qua đào tạo hoặc chính sách khuyến khích đối với các tổ chức hành nghề công chứng có công chứng viên thông thạo tiếng Bahnar, Jrai”.
Những năm qua, công tác thanh tra, kiểm tra tuy đã được chú trọng song một số tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn sai phạm; vẫn có văn bản công chứng bị Tòa án tuyên bố vô hiệu. Theo ông Nguyễn Đình Chiến-Chánh Thanh tra Sở Tư pháp, nội dung sai phạm của các tổ chức công chứng là: không niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; không sử dụng các loại sổ sách theo quy định; lưu trữ hồ sơ công chứng và mua bảo hiểm cho công chứng viên không đúng quy định… Đối với công chứng viên là những sai phạm trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch không có căn cứ xác định quyền sử dụng, sở hữu riêng đối với tài sản khi tham gia giao dịch; chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chứng minh nhân dân không còn giá trị sử dụng; ghi lời chứng không đúng mẫu quy định… Các đối tượng bị thanh tra đã khắc phục sai phạm và chấp hành các quy định xử phạt vi phạm. “Dẫu vậy, cái khó ở đây là theo Chỉ thị 20 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh hoạt động thanh tra, kiểm tra đối với doanh nghiệp, chúng tôi chỉ được thanh-kiểm tra 1 lần/năm và phải có kế hoạch chứ không được hậu kiểm; thậm chí trường hợp thanh tra đột xuất cũng phải có văn bản xin ý kiến của Chủ tịch UBND tỉnh cho phép mới được tiến hành. Thế nên, chúng tôi chỉ còn cách lưu ý các đơn vị vi phạm để đưa vào kế hoạch thanh-kiểm tra năm sau nhằm tiếp tục chấn chỉnh nếu còn sai phạm”-ông Chiến nói.
Bên cạnh đó, Hội Công chứng viên tỉnh mới thành lập cuối năm 2018 nên chưa phát huy được vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Cơ sở vật chất của một số tổ chức hành nghề công chứng còn thô sơ, chưa đáp ứng yêu cầu hoạt động; chưa bố trí hợp lý nơi tiếp công dân và phòng làm việc của công chứng viên, nhân viên; kho lưu trữ hồ sơ công chứng thiếu khoa học và chưa đảm bảo về phòng cháy chữa cháy nếu xảy ra. Công tác phối hợp giữa các tổ chức hành nghề công chứng với chính quyền địa phương cấp xã, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, ngân hàng và các cơ quan, tổ chức có liên quan chưa được thường xuyên, chặt chẽ dẫn đến những sai sót không đáng có…
HỒNG THI
