Một trong những yếu tố quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Người xin visa cần kiểm tra kỹ các loại giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự, bảo đảm thông tin trên đơn khai, hộ chiếu, giấy tờ nhân thân và các tài liệu liên quan hoàn toàn thống nhất. Những sai lệch về thông tin cá nhân, thời gian làm việc hoặc lịch trình chuyến đi có thể khiến hồ sơ bị xem xét kỹ hơn hoặc bị từ chối.
Bên cạnh đó, cần chứng minh rõ mục đích chuyến đi. Đối với visa du lịch, người nộp hồ sơ nên xây dựng lịch trình cụ thể, nêu rõ địa điểm lưu trú, thời gian di chuyển và kế hoạch tham quan. Với visa công tác, học tập hoặc thăm thân, cần có thư mời, giấy xác nhận hoặc các tài liệu liên quan theo quy định của nước tiếp nhận.
Năng lực tài chính cũng là yếu tố được cơ quan xét duyệt đặc biệt quan tâm. Người xin visa cần cung cấp các giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập hợp pháp, khả năng chi trả cho toàn bộ chuyến đi và các chi phí phát sinh. Tuy nhiên, nhiều cơ quan lãnh sự cho biết số dư tài khoản lớn không phải là yếu tố quyết định nếu không chứng minh được nguồn gốc tài chính hoặc mục đích sử dụng hợp lý.
Một tiêu chí quan trọng khác là chứng minh mối ràng buộc tại Việt Nam. Công việc ổn định, tài sản hợp pháp, gia đình hoặc các trách nhiệm xã hội là những căn cứ giúp cơ quan xét duyệt đánh giá người xin visa sẽ quay trở về sau khi kết thúc chuyến đi. Đây là nội dung thường được xem xét trong quá trình phỏng vấn và thẩm định hồ sơ.
Đối với những trường hợp phải phỏng vấn, người xin visa cần trả lời trung thực, ngắn gọn và nhất quán với thông tin đã khai trong hồ sơ. Các chuyên gia khuyến cáo không nên học thuộc câu trả lời hoặc cung cấp thông tin không đúng sự thật vì cơ quan lãnh sự có nhiều biện pháp đối chiếu, xác minh.
Ngoài ra, người dân nên nộp hồ sơ sớm trước thời gian dự kiến xuất cảnh để có đủ thời gian xử lý các yêu cầu bổ sung nếu phát sinh. Một số quốc gia cũng khuyến nghị đương đơn thực hiện thủ tục tại cơ quan lãnh sự ở quốc gia hoặc nơi cư trú hợp pháp của mình để thuận lợi cho việc xác minh thông tin.
Các chuyên gia về xuất nhập cảnh cho rằng không có công thức bảo đảm đậu visa 100%. Tuy nhiên, hồ sơ trung thực, thông tin rõ ràng, mục đích chuyến đi hợp lý, tài chính minh bạch và khả năng chứng minh sự ràng buộc với nơi cư trú là những yếu tố giúp nâng cao đáng kể tỷ lệ được cấp visa.
