.

Tiết kiệm chi phí nhờ áp dụng công nghệ thông tin

Thứ Năm, 05/07/2018, 11:10 [GMT+7]
.

(GLO)- Kể từ kỳ họp thứ tư HĐND tỉnh khóa XI, nhờ mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin trong chuyển tài liệu qua email công vụ cho các đại biểu và đăng tải trên Trang Thông tin điện tử của Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, việc in ấn, phát hành tài liệu phục vụ kỳ họp đã được giản lược. Điều này đã giúp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng cho ngân sách nhà nước.

Từ kỳ họp thứ ba HĐND tỉnh khóa XI trở về trước, trước khi khai mạc kỳ họp, mỗi đại biểu thường nhận một tập tài liệu nặng đến vài ký với hàng ngàn trang giấy để nghiên cứu và tham gia trong chương trình kỳ họp. Cũng khoảng 10 ngày trước khi diễn ra kỳ họp, Văn phòng HĐND tỉnh thường phải huy động hàng chục cán bộ, công chức, người lao động cùng các loại máy móc, thiết bị để in ấn tài liệu phục vụ kỳ họp. Điều này không chỉ gây tốn kém về kinh phí mà còn làm mất rất nhiều thời gian cũng như công sức.

 

Quang cảnh kỳ họp thứ năm HĐND tỉnh khóa XI. Ảnh: K.N.B
Quang cảnh kỳ họp thứ năm HĐND tỉnh khóa XI. Ảnh: K.N.B

Bà Huỳnh Thị Thu Trang-chuyên viên bộ phận Hành chính-Quản trị (Văn phòng HĐND tỉnh) cho biết: “Có những kỳ họp, do có quá nhiều loại văn bản, tài liệu, chúng tôi phải túc trực thường xuyên, nhiều ngày phải thức đến 22 giờ để in ấn cho kịp. Số người làm thì ít, công việc thì nhiều và thường xuyên phải thuê thợ sửa chữa máy móc, thuê thêm máy photocopy để in sao tài liệu, làm xong lại phải đóng tập gọn gàng chuyển cho đại biểu kịp thời gian”.

Kể từ kỳ họp thứ tư HĐND tỉnh khóa XI, Văn phòng HĐND tỉnh chính thức ứng dụng công nghệ thông tin vào việc gửi tài liệu cho đại biểu, thay thế cho việc in ấn, phát hành tài liệu truyền thống. Cụ thể là tất cả các loại tài liệu sau khi đã được Thường trực HĐND tỉnh và các ban HĐND tỉnh thẩm định sẽ được bộ phận tổng hợp của Văn phòng chuyển trước cho các đại biểu thông qua email công vụ và đăng tải trên Trang Thông tin điện tử của Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh. Tài liệu phát cho các đại biểu tại kỳ họp chỉ còn vài trang giấy giới thiệu các file, các thư mục của Trang Thông tin điện tử. Trên cơ sở đó, các đại biểu chỉ cần mở máy tính cá nhân để truy cập, lựa chọn những nội dung liên quan, cần thiết phục vụ nội dung, chương trình kỳ họp.

Ông Vũ Tiến Anh-Chánh Văn phòng HĐND tỉnh, cho biết: Gia Lai là một trong những địa phương ở khu vực miền Trung-Tây Nguyên sớm ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của HĐND tỉnh. Trước đây, có những kỳ họp phải in ấn hàng trăm tài liệu với hàng ngàn trang giấy gửi cho đại biểu ở tỉnh, huyện thẩm định, rất tốn kém mà hiệu quả lại không cao. Sau kỳ họp thứ ba khóa XI, Thường trực HĐND tỉnh đã lấy ý kiến của các đại biểu, kể cả đại biểu mời thì đa số rất tán thành và ủng hộ việc ứng dụng công nghệ thông tin thay thế cho việc in ấn tài liệu. Đối với bộ phận Hành chính-Quản trị của Văn phòng HĐND tỉnh, từ thời điểm trước kỳ họp thứ tư đến nay, việc huy động con người, vật tư, máy móc, thiết bị không còn là nỗi lo. Không chỉ tiết kiệm về thời gian, công sức đi lại, vận chuyển mà riêng phần vật tư in ấn đã tiết kiệm được trên dưới 100 triệu đồng, tùy thuộc vào nội dung chương trình của mỗi kỳ họp. Không những thế, những sai sót không đáng có như xếp nhầm tài liệu do khối lượng công việc quá lớn cũng không còn xảy ra. Đến nay, việc in ấn, chuyển tài liệu giấy chỉ còn rất ít, chủ yếu dành cho chủ tọa và một số trường hợp ngoại lệ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin thay thế cho in ấn, phát hành tài liệu phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh không chỉ tiết kiệm được nhiều thời gian, kinh phí mà còn góp phần quan trọng cho việc đổi mới, nâng cao chất lượng của mỗi kỳ họp. Đây cũng là bước khởi đầu nhằm nâng cao hơn nữa tính chuyên nghiệp trong hoạt động của HĐND tỉnh.

Gia Cư

.